1. Sơ lược về đấu thầu cạnh tranh

Đấu thầu cạnh tranh là dịch vụ mở rộng của các doanh nghiệp, trong đó họ liệt kê chi tiết khoản phí mà mình nhận được từ việc thực thi một dự án cụ thể hoặc nhiều dự án khác nhau cho khách hàng.

Các dự án này có thể dao động từ việc cung cấp dịch vụ cho khâu sản xuất cho đến khâu vận chuyển hàng hóa, vật liệu trong một khoảng thời gian nhất định. Chiến lược giá thầu cạnh tranh khác với các chiến lược giá khác vì khi đặt giá thầu, từng mức giá khác nhau sẽ được áp dụng cho từng công việc khác nhau thay vì áp dụng một mức chung cho toàn bộ khách hàng.

Trong cuốn “Marketing căn bản” – E. Jerome McCarthy và William D. Perreault Jr. đã nhận định rằng vấn đề lớn nhất khi đặt giá thầu chính là khâu ước tính chi phí cho từng công việc cụ thể, nó không hề dễ dàng khi phải tính toán hàng ngàn thành phần liên quan. Các doanh nghiệp cũng phải tính toán mức chi phí dành cho việc quản lý cũng như khoản lợi nhuận thu được khi đưa ra mức giá thầu.

Thông thường khách hàng sẽ luôn chọn mức giá thầu thấp nhất nên việc tính toán giá thầu cần được xem xét kĩ lưỡng. Một số doanh nghiệp dù biết phải cạnh tranh nhưng vẫn đưa ra mức giá thầu thông thường và rất ngạc nhiên khi biết họ đã thua.

Đấu thầu giống như cuộc chơi cờ, kẻ ra chiêu trước chưa chắc đã thắng. (Ảnh : Unsplash)

Các chủ doanh nghiệp nhỏ cũng nên tránh việc đưa ra giá thầu quá thấp khiến lợi nhuận bị sụt giảm. Việc kinh doanh không lợi nhuận tuy giúp một doanh nghiệp tìm kiếm được nhiều khách hàng hơn và có thị phần cao hơn trong ngành nhưng cũng khiến họ bị thiệt hại rất nhiều.

Đấu thầu cạnh tranh cũng là khái niệm rất quen thuộc với những công chức quản lý việc chi tiêu công của chính phủ, nhiều người trong số họ đã thiết lập các thủ tục đấu thầu bắt buộc. Chính phủ thường yêu cầu các công chức này chấp thuận mức giá thầu thấp nhất nhưng với điều kiện là các thông số kĩ thuật tối thiểu của doanh nghiệp thắng thầu phải phù hợp với dự án.

2. Doanh nghiệp nhỏ và “bí kíp” đấu thầu ở khu vực tư nhân

Hầu hết các chủ doanh nghiệp nhỏ đều phấn khởi với số thời gian và công sức đã dành ra cho việc đấu thầu cũng như bản hợp đồng mới họ nhận được từ khách hàng. Tuy nhiên, nhiều khách hàng lại dùng những doanh nghiệp này như một “quân bài” để làm giá thầu của các doanh nghiệp cùng tham gia hạ xuống mức họ mong muốn.

Đối mặt với thực tế này thật không vui vẻ chút nào nhưng các chủ doanh nghiệp nên bắt đầu lên kế hoạch đối phó bằng hai cách sau đây :

  • Gia tăng cơ hội nhận được hợp đồng thông qua các biện pháp cải thiện.
  • Giảm thiểu thời gian và công sức dành cho việc cạnh tranh khi đấu thầu.

Và luôn nhớ phải yêu cầu thông tin từ phía khách hàng. Nhiều doanh nghiệp sẽ không chấp nhận việc cung cấp các dữ liệu bí mật nhưng các chủ doanh nghiệp khi tham gia đấu thầu hãy cứ hỏi doanh nghiệp phía khách hàng những thông tin cụ thể như mức chi phí vận hành hiện tại. Quan sát cách doanh nghiệp khách hàng xử lý yêu cầu của bạn sẽ giúp bạn biết liệu doanh nghiệp đó có thực sự muốn làm chung hay không.

Nếu bạn là CEO của doanh nghiệp tham gia đấu thầu thì hãy thử thiết lập một đường dây liên lạc với các nhân viên bên phía doanh nghiệp khách hàng. Việc đó không chỉ giúp bạn thu thập thông tin mà còn giúp gia tăng số lượng người ủng hộ doanh nghiệp bạn ở cuộc chiến đấu thầu sắp tới.

Một “chìa khóa”  khác dẫn tới thành công trong đấu thầu cạnh tranh nằm ở việc tìm ra các xu hướng dài hạn trong ngành của bạn lẫn thị trường thế giới. Tác phẩm “Black Enterprise” được nhà văn Matthew S. Scott xuất bản năm 1995 đã viết rằng việc mạo hiểm trong kinh doanh sẽ trao cho các tập đoàn tiềm năng cơ hội gặt hái các lợi ích to lớn khi ngành công nghiệp viễn thông bắt đầu quá trình “bành trướng”.

Trong một thập kỷ tới, các doanh nghiệp viễn thông công nghệ cao này sẽ chi đến vài tỷ USD cho việc phát triển công nghệ mới cũng như hệ thống truyền dẫn phục vụ cho siêu xa lộ thông tin. Vì vậy, hãy cân nhắc loại hình doanh nghiệp mà bạn đang sở hữu, nếu có thể giúp các “đại gia” ngành viễn thông xây dựng những hệ thống mới này nhanh chóng cùng mức giá hợp lý, doanh nghiệp bạn sẽ hưởng lợi từ thời đại vàng viễn thông sắp tới.

Theo nhận định từ các chuyên gia kinh tế thì các xu hướng kinh doanh mới đang làm gia tăng mức quan trọng của việc thắng thầu đối với sự tồn tại của một doanh nghiệp nhỏ. Một trong những xu hướng ấn tượng nhất chính là dịch vụ gia công phần mềm cho toàn bộ các doanh nghiệp, tập đoàn không kể lớn nhỏ. Trách nhiệm vốn thuộc về đội ngũ bên trong doanh nghiệp nay đã được luân chuyển sang cho bên ngoài khiến cơ hội thành lập một doanh nghiệp chuyên sản xuất hàng hóa hoặc dịch vụ cũng tăng theo.

Một cách khác để giảm thiểu chi phí và thời gian khi tính toán giá thầu là sử dụng các phần mềm đặt giá thầu chuyên biệt. Chuyên gia Elizabeth Jeppesen khi trả lời phỏng vấn của phóng viên tờ Thông tin kinh tế Mexico đã nhận xét rằng “Nếu một thông số thay đổi thì tất cả thông số khác sẽ đồng loạt thay đổi. Chúng tôi từng phải nhập và sửa từng thông số bằng tay. Vào ngày đấu giá sẽ không có mỗi việc đặt giá thầu, bạn còn phải chuẩn bị nhiều giấy tờ khác như danh sách nhà thầu phụ, giấy tờ chuyên môn, bảo hiểm và nhiều thứ khác. Ngày đấu giá thật sự là một ngày hỗn loạn.”

3. Các bước chuẩn bị trước khi đấu thầu

Các chuyên gia cũng thảo luận vài phương pháp mà những doanh nghiệp kinh doanh nhỏ nên làm khi chuẩn bị đấu thầu trong một dự án:

  1. Liên hệ với nhân viên thu mua của doanh nghiệp khách hàng để hỏi về nhu cầu hiện tại ( tương lai) của doanh nghiệp họ đối với các sản phẩm hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp bạn cung cấp.
  2. Nếu bạn là CEO và là nữ giới hoặc thuộc cộng đồng dân tộc thiểu số thì bạn nên hỏi về các chương trình kinh doanh của những người là nữ giới hoặc dân tộc thiếu số trong doanh nghiệp khách hàng.  
  3. Yêu cầu gói thông tin về quy trình mua sắm được thực hiện tại doanh nghiệp khách hàng. Gói này sẽ chứa biểu mẫu thông tin về khả năng cung cấp, thông tin sản phẩm hoặc dịch vụ, tài liệu tham khảo, khả năng tài chính và hồ sơ theo dõi trong quá khứ. Hãy điền toàn bộ thông tin vào biểu mẫu và gửi lại cho họ. Tuy nhiên mỗi ngành mỗi khác, các doanh nghiệp thuê ngoài công việc sao chép sẽ khác các doanh nghiệp tìm kiếm nhà cung cấp linh kiện điện tử.
  4. Khi biểu mẫu thông tin về khả năng cung cấp nói trên được hoàn thành và gửi lại thì doanh nghiệp của bạn có thể sẽ được giới thiệu đến những người mua khác trong cùng doanh nghiệp khách hàng hoặc các văn phòng doanh nghiệp khác nhau trong cả nước. doanh nghiệp của bạn nhiều khả năng cũng có tên trên hệ thống dữ liệu mà họ nắm quyền truy cập.
  5. Hãy áp dụng lập trường kinh doanh ở thế chủ động. Nhiều doanh nghiệp đã thắng thầu nhưng vẫn duy trì thái độ tích cực tranh đấu mặc dù không còn quá cần thiết, kể cả khi chuẩn bị giấy tờ thủ tục cho dự án. Các chuyên gia cảnh báo rằng đừng dựa dẫm vào doanh nghiệp khách hàng để có được hợp đồng. Việc kinh doanh là tùy thuộc vào CEO và anh ấy/cô ấy nên gọi điện cho các doanh nghiệp khách hàng liên tục để hỏi về các cơ hội và cho khách hàng thấy bằng chứng rằng họ nên chọn doanh nghiệp của mình.

Trong một bài báo xuất bản hàng quý, Michael Asner đã phác thảo ra nhiều yếu tố giúp phân biệt ra đâu là các hồ sơ đề xuất sẽ thắng thầu.

“Làm sao để trở thành kẻ chiến thắng trong một tình huống cạnh tranh? Đề xuất giải pháp có chi phí thấp nhất sẽ không thể đảm bảo thành công nếu doanh nghiệp đề xuất không chứng minh được rằng họ đủ sức thực hiện dự án với mức chi phí đó. Ngay cả doanh nghiệp có sản phẩm tốt nhất cũng sẽ thua nếu khách hàng quan tâm đến khả năng cung cấp dịch vụ hoặc khả năng đảm bảo thời hạn của họ.”.

Asner nói rằng các hồ sơ đề xuất đã thắng thầu dù trong bất kỳ lĩnh vực nào cũng đều có đặc điểm chung là cung cấp cho bên mời thầu các ví dụ thực tế và rõ ràng về khả năng vượt trội của nhà thầu so với các đối thủ khác. Đó mới là yếu tố chính.

Ông cũng lưu ý rằng các hồ sơ đề xuất đã chiến thắng bắt đầu bằng chiến lược cung cấp cho bên mời thầu lý do nên chọn doanh nghiệp của họ một cách cụ thể. Một chiến lược tốt sẽ giúp phân biệt doanh nghiệp của bạn và các nhà thầu cạnh tranh, khắc sâu vào điểm mạnh của bạn và điểm yếu của họ đồng thời nhấn mạnh vào các tính năng mà bên mời thầu muốn và cần.

Theo Asner, chiến lược này nên được dịch thành một bản đề xuất giúp chứng minh rằng doanh nghiệp của bạn:

  • Hiểu rõ vấn đề trước mắt
  • Ở vị trí tốt cho việc giải quyết vấn đề
  • Có thể thực hiện công việc một cách xuất sắc
  • Cung cấp lượng giá trị ngang bằng hoặc lớn hơn mức chi phí

“Chỉ có một cách để giành chiến thắng trong một tình huống cạnh tranh” – Asner nói – “Đó là cung cấp bằng chứng cho thấy bạn là nhà cung cấp tốt nhất với giải pháp tốt nhất và ít rủi ro nhất với mức giá chấp nhận được”.  

4. Thương lượng giá thầu

Không phải tất cả tình huống đặt giá thầu cạnh tranh đều kết thúc với sự chấp nhận của bên mời thầu về mức giá được đưa ra. Trong một số trường hợp sẽ có thêm các bước đàm phán tiếp nối bước đặt giá thầu. Các chuyên gia cho biết một số nơi như chính phủ yêu cầu mức giá thầu thấp nhất nhưng thường thì các bên mời thầu sẽ chọn ra doanh nghiệp có mức giá thầu hấp dẫn nhất nhằm đàm phán và thương lượng thêm.

Mức giá niêm yết hoặc mức giá dự thầu đôi khi chỉ là miếng “mồi” để bắt đầu cuộc thương lượng giữa doanh nghiệp tham gia đấu thầu với các khách hàng cá nhân. Việc bên mời thầu sẽ chọn mua những gì còn phụ thuộc vào mức giá thương lượng sau đó.

Chuyện thương lượng giá cả này rất phổ biến trong các tình huống sử dụng tiếp thị hỗn hợp (marketing mix) được điều chỉnh riêng cho từng khách hàng – do đó việc thương lượng còn liên quan đến toàn bộ hoạt động tiếp thị chứ không chỉ dừng lại ở giá cả.

5. Cơ sở pháp lý :

Ở Việt Nam, các doanh nghiệp khi chuẩn bị đấu thầu có thể tham khảo thêm :

Dịch thuật & Biên tập : Bùi Minh Tuấn | Nguồn : Reference for Business

Gửi phản hồi