Các hệ thống máy tính hiện được ứng dụng cho một loạt các nhiệm vụ bao gồm kế toán, truyền thông, thiết kế sản phẩm, sản xuất, kiểm soát hàng tồn kho và tiếp thị. Một cuộc khảo sát do tạp chí Sales & Management thực hiện đã thống kê số lượng chủ doanh nghiệp cho rằng công nghệ giúp gia tăng sự hiệu quả của đội ngũ bán hàng là 85% và 62% khác kết luận rằng công nghệ giúp họ gia tăng phần doanh thu hiện tại.

     Ứng dụng công nghệ máy tính trong kinh doanh sẽ giúp các doanh nghiệp gia tăng hiệu quả và doanh thu.

Doanh nghiệp nhỏ và ứng dụng máy tính trong kinh doanh 

Các doanh nhân và chủ doanh nghiệp nhỏ đang liên tục ứng dụng công nghệ máy tính (vốn thay đổi nhanh chóng) vào nhiều lĩnh vực hoạt động khác nhau, tiêu biểu là :

Sổ sách kế toán : Các hệ thống máy tính được ứng dụng rất nhiều vào kế toán như tính bảng lương của nhân viên, phân tích dòng tiền mặt, chi phí công việc, theo dõi các khoản thanh toán của nhà cung cấp và khách hàng, các khoản nợ, thuế liên bang, tiểu bang và địa phương cũng như các chi phí và doanh thu khác ảnh hưởng đến sức khỏe tài chính của doanh nghiệp.

Các chủ doanh nghiệp nhỏ sử dụng máy tính để ghi sổ sách nhiều hơn bất kỳ mục đích nào khác, các phần mềm kế toán được thiết kế để những chủ doanh nghiệp thiếu kinh nghiệm với sổ sách kế toán cũng dùng được đang ghi nhận mức tăng trưởng cao trên thị trường những năm gần đây.

Truyền thông doanh nghiệp : Việc giới thiệu máy fax và hệ thống thư điện tử đã cách mạng hóa cách các doanh nghiệp liên lạc với nhau. Hơn nữa, e-mail cũng tạo nên sự thay đổi lớn trong cách liên lạc nội bộ giữa nhân viên ở cùng một doanh nghiệp, giúp tiết kiệm đáng kể cả về thời gian lẫn tiền bạc.

Ví dụ : E-mail, không chỉ cho phép người sử dụng tiết kiệm một khoản tiền đáng kể (khoản tiền đáng lẽ sẽ dành cho việc gọi thoại hoặc phí giao hàng) mà còn giúp tăng tốc quá trình cung cấp thông tin. Các máy fax cũng cho phép các doanh nghiệp tiết kiệm, giảm hao phí lao động, vật tư văn phòng và phí điện thoại đường dài.

Thiết kế sản phẩm : Thiết kế sản phẩm là một trong những ứng dụng máy tính phổ biến nhất trong thế giới kinh doanh hiện nay. Thiết kế được sự hỗ trợ máy tính (CAD) liên quan đến việc tạo ra các mô hình máy tính của sản phẩm trước khi biến chúng thành sản phẩm thực tế. Hệ thống CAD cho phép nhà thiết kế xem lại mô hình theo nhiều cách khác nhau cũng như kiểm tra chúng bằng cách mô phỏng lại các điều kiện trong thế giới thực.

Chế tạo sản phẩm : Sản xuất máy tính hỗ trợ (CAM), là một phần mềm sử dụng dữ liệu thiết kế để điều khiển máy móc và các quy trình sản xuất một cách tự động. Vì cả CAD và CAM đều mã hóa dữ liệu hình học trên máy tính nên quá trình thiết kế và chế tạo đều được tích hợp chung. Thiết kế sản phẩm và hệ thống sản xuất được hỗ trợ bởi máy tính thường được gọi là CAD / CAM.

Trong những năm gần đây, sự tiến bộ công nghệ đã gây ra những thay đổi cơ bản trong nhiều hệ thống CAD / CAM. Trong khi các ứng dụng CAD / CAM từng bị giới hạn ở các hệ thống máy trạm cũ, những cải tiến của máy tính cá nhân và các chương trình phần mềm đã mang đến một sự bùng nổ đáng kể trong việc sử dụng chúng. Phần lớn đến từ các chủ doanh nghiệp nhỏ, những người giờ đây sở hữu khả năng tiếp cận công nghệ tốt hơn trước.

Sức mạnh xử lý ngày càng tăng của máy tính cá nhân đã mang đến tính khả thi cao hơn trong việc sử dụng các ứng dụng CAD / CAM. Một xu hướng quan trọng nữa là việc hướng tới tiêu chuẩn hóa phần mềm, nhờ vậy mà các phiên bản khác nhau có thể dễ dàng chia sẻ dữ liệu cho nhau.

Các tiêu chuẩn được đưa ra trong lĩnh vực trao đổi dữ liệu và đồ họa, giao diện người dùng đã giúp ứng dụng trong các lĩnh vực này dần trở nên đồng bộ. Trong lĩnh vực tự động hóa thiết kế điện tử (một loại công cụ phần mềm để thiết kế các hệ thống điện tử như mạch tích hợp và bảng mạch in), xu hướng tiêu chuẩn hóa cũng đang được tiến hành. Các cải tiến khác bao gồm tinh vi hóa khâu biểu diễn trực quan và tích hợp nhiều hơn các ứng dụng mô hình hóa và thử nghiệm.

Kiểm soát hàng tồn kho : Ngày càng nhiều doanh nghiệp nhỏ sử dụng máy tính để theo dõi và kiểm soát hàng tồn kho, bao gồm theo dõi và kiểm soát kho bãi, các khâu đặt hàng, tiếp nhận và phân phối. Ngoài ra, nhiều hệ thống máy tính cũng tích hợp các chương trình kiểm soát hàng tồn kho với các khía cạnh của hoạt động kinh doanh, giúp các công ty hoạt động một cách gắn kết và thông minh, tránh xa khỏi các trở ngại trên thương trường.

Tiếp thị : Những ứng dụng máy tính dành cho việc tiếp thị đã tăng lên trong những năm gần đây. Trong khi các ứng dụng máy tính cho các nhu cầu kinh doanh khác đã trở thành một phần của bức tranh kinh doanh hai thập kỷ gần đây thì việc sử dụng máy tính để định hình chiến lược và chiến dịch tiếp thị là một sự phát triển tương đối mới.

Các doanh nghiệp hiện đang thu thập một lượng thông tin khổng lồ về khách hàng, thị trường và ngành công nghiệp bằng những phần mềm giá rẻ và cơ sở dữ liệu trên máy tính. Những nguồn lực này sẽ giúp họ gia tăng hiệu quả trong việc nhắm mục tiêu thị trường, nuôi dưỡng nguồn khách hàng tiềm năng và bán hàng. Cho dù việc này được gọi là tiếp thị cơ sở dữ liệu, tiếp thị thông minh hay bán hàng cho nhóm đối tượng mục tiêu thì nó cũng sử dụng công nghệ để mang đến những thông tin và dữ liệu giúp tăng trưởng doanh thu.

Nhiều chuyên gia tư vấn và chuyên gia kinh doanh cho rằng việc tận dụng tối đa công nghệ máy tính (vốn đang phát triển) này là một điều đặc biệt quan trọng. Các doanh nghiệp nhỏ thường có ít khách hàng hơn so với các doanh nghiệp lớn nên việc tìm kiếm khách hàng mới đã trở thành một phần thiết yếu để các doanh nghiệp nhỏ này thành công trong tương lai.

Nhà phân tích Martha Rogers của tạp chí Nation’s Business cũng lưu ý rằng các ứng dụng công nghệ thông tin như cơ sở dữ liệu về kinh doanh và khách hàng, hệ thống tự động hóa lực lượng bán hàng có thể là công cụ hiệu quả cho các chủ doanh nghiệp nhỏ để phát triển mối quan hệ có lợi và lâu dài với khách hàng. Để cạnh tranh với các doanh nghiệp lớn, các doanh nghiệp nhỏ cần một hệ thống thông tin khách hàng tốt hơn.

Tất nhiên, hệ thống thông tin khách hàng đáng tin cậy chính là chìa khóa cho các chiến dịch tiếp thị hiệu quả . Do đó, các nhà cung cấp dịch vụ cơ sở dữ liệu như Dun & Bradstreet Information Services (DBIS) và American Business Information Inc. (ABI) dần trở nên phổ biến với các doanh nghiệp ở mọi quy mô.

Các nhà cung cấp dịch vụ cơ sở dữ liệu này đã tích lũy một lượng lớn dữ liệu về các doanh nghiệp trên khắp Hoa Kỳ và Canada. Khách hàng của họ có thể mua hồ sơ khách hàng của các doanh nghiệp ở địa điểm hoặc ngành cụ thể cũng như tùy chọn hồ sơ có quy mô và lượng doanh thu bán hàng nhất định. Hồ sơ này sẽ giúp các doanh nghiệp tạo danh sách khách hàng tiềm năng cho các chiến dịch tiếp thị qua thư hoặc tiếp thị trực tiếp.

Tuy nhiên, tạp chí Nation’s Business cũng lưu ý rằng công nghệ máy tính tuy là một nguồn tài nguyên tiếp thị có giá trị cho các doanh nghiệp nhỏ nhưng bản thân công nghệ sẽ không tăng doanh số bán hàng mà nó phải được kết hợp cùng thông tin và cả hai phải được tích hợp vào một chiến lược tiếp thị tổng thể.

Sau đây là lời khuyên của tạp chí Nation’s Business cho các doanh nghiệp đang tìm cách áp dụng tài nguyên máy tính vào tiếp thị :

  • Xây dựng cơ sở dữ liệu về khách hàng cũng như khách hàng tiềm năng rồi cập nhật nó một cách thường xuyên.
  • Quyết định thông tin nào dành cho tiếp thị là cần thiết và thiết lập kế hoạch để có được thông tin đó.
  • Sử dụng dữ liệu nhân khẩu học và thông tin địa lý để tạo hồ sơ về cơ sở khách hàng hiện tại rồi áp dụng nó để tìm ra các thị trường tiềm năng mới.
  • Sử dụng dữ liệu để xác định sở thích lâu dài và thói quen mua của khách hàng.
  • Tham gia lực lượng bán hàng (nếu có) để qua đó giới thiệu các công nghệ mới. “Nếu nhân viên bán hàng không biết một hệ thống tự động là có lợi hay hại, họ sẽ không sử dụng nó.”
  • Chia sẻ thông tin trong toàn công ty.
  • Sử dụng tài nguyên máy tính để cá nhân hóa và điều phối thư trực tiếp cũng như các chiến dịch tiếp thị khác.
  • Sắp xếp để thông tin khách hàng thích hợp có sẵn những lúc cần sử dụng.

Các nhân tố để đánh giá về ứng dụng máy tính

Mặc dù được nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ chấp nhận sử dụng và coi như một loại “vũ khí” trên thương trường. Tính hữu ích của các hệ thống máy tính tuy cao nhưng ưu và nhược điểm của chúng cần được cân nhắc và đánh giá một cách cẩn thận trước khi thực hiện đầu tư. Vì việc đầu tư sai lầm, sau cùng, sẽ làm tê liệt tài chính và năng suất của một doanh nghiệp.

Các máy tính cá nhân hiện chiếm phần lớn ngân sách trong mục công nghệ thông tin của các doanh nghiệp nhỏ. Và hầu hết các doanh nghiệp này đều có khả năng xác định phần ngân sách để mua máy tính dành cho việc lưu giữ sổ sách, tiếp thị và các mục đích khác. Nhưng ngân sách dành cho mua bán ban đầu chỉ là một phần hoặc một phần nhỏ trong tổng chi phí sở hữu (TCO). Ngoài ra còn có chi phí hỗ trợ kỹ thuật, chi phí hành chính và các chi phí khác liên quan đến việc quản lý, phát triển các chính sách cho tài nguyên máy tính. Những chi phí này cần được xem xét và cân nhắc cho từng lĩnh vực kinh doanh khác nhau.

Nhưng chi phí ẩn lớn nhất lại chính là “Hoạt động của người dùng” – Nó là những hoạt động mà nhân viên trong doanh nghiệp làm khi ngồi trước máy tính mà gián tiếp khiến doanh nghiệp mất tiền vì năng suất nhân viên bị giảm. Các hoạt động này bao gồm các nhiệm vụ quản lý máy tính cá nhân như cài đặt phần mềm, tạo và di chuyển các tập tin, học công nghệ mới. Kể cả phần thời gian lãng phí khi để các nhân viên khác hướng dẫn nhau sử dụng máy tính hoặc làm việc riêng.

Phần chi phí bổ sung liên quan đến máy tính cũng có rất nhiều, chẳng hạn như mực máy in, giấy in và chi phí nâng cấp phần mềm.

Trước khi đầu tư vào máy tính cá nhân và các thiết bị khác, các chủ doanh nghiệp nhỏ nên dành thời gian để xem xét đầy đủ các ưu điểm và khuyết điểm. Chỉ nên mua và áp dụng công nghệ mới khi nó cho phép bạn làm điều gì đó mà bạn không thể làm trước đây hoặc vì nó mang đến cho doanh nghiệp tính linh hoạt hoặc lợi thế cạnh tranh.

Ví dụ : Máy tính xách tay tuy đắt hơn nhiều so với các máy tính để bàn nhưng chi phí để mua chúng luôn thấp hơn so với những lợi ích mà các doanh nghiệp nhận được : tăng tính linh hoạt và tăng năng suất.

Trong một bài báo cho tạp chí Fortune, Joel Dreyfuss viết rằng áp lực ngang hàng thường tạo động lực cho các chủ doanh nghiệp nhỏ mua máy tính mới hoặc nâng cấp phần mềm:

“Nếu bạn không có phần mềm và phần cứng lớn nhất và mới nhất trên máy tính doanh nghiệp của mình, các nhà cung cấp và nhân viên của bạn có thể khiến bạn cảm thấy rằng mình như đang ở thời viết bằng bút lông ngỗng và dùng giấy da. Sự thật là vấn đề này đã khiến nhiều chủ doanh nghiệp đau đầu vì việc nâng cấp hơn là vì tính toán phần lợi ích doanh nghiệp của họ sẽ nhận được.”

Drefuss cho rằng các chủ doanh nghiệp nhỏ nên có nhân viên chuyên trách việc cài đặt, sửa lỗi và đào tạo về các thiết bị máy tính mới trước khi mua hàng. Các nhóm thảo luận và thông báo kỹ thuật về sản phẩm trên Internet cũng là một nguồn tin tức phân tích có giá trị cho các sản phẩm mới. Ông cũng lưu ý rằng việc xem xét kỹ các bình luận về vấn đề cài đặt, nâng cấp hay báo cáo về sự không tương thích với các sản phẩm khác sẽ làm giảm đi sự hăng hái muốn nâng cấp của các tín đồ công nghệ.

Một yếu tố khác các chủ doanh nghiệp nhỏ cần lưu ý là các ứng dụng máy tính có sẵn trên Internet. Một số doanh nghiệp đã thiết lập các cổng doanh nghiệp nhỏ trên hệ thống web để cung cấp cho các doanh nghiệp khác quyền truy cập vào các phần mềm và dịch vụ liên quan như dịch vụ pháp lý, ngân hàng trực tuyến hoặc hỗ trợ xây dựng trang web thương mại điện tử.

Ngoài ra, các nhà cung cấp dịch vụ ứng dụng (ASP) cũng cung cấp cho các doanh nghiệp cơ hội thử nghiệm và sử dụng phần mềm qua Internet mà không phải mua bản quyền. Các tùy chọn này có thể làm giảm chi phí và cải thiện khả năng truy cập vào các ứng dụng máy tính cho các doanh nghiệp nhỏ.

Dịch thuật & Biên tập : Bùi Minh Tuấn | Nguồn : Reference for Business

Gửi phản hồi